Di chapter sebelumnya kita udah beres soal alat. Sekarang bagian yang lebih seru: gimana semua itu disusun jadi satu sistem yang nyambung.
Cara paling gampang buat ngebayanginnya, ikutin aja perjalanan makanannya. Di dunia nyata, alurnya kira-kira begini: bahan dibeli dari vendor, masuk ke gudang, diolah di dapur jadi porsi, lalu diantar ke sekolah. Di tiap langkah itu ada uang yang bergerak, dan semuanya harus kecatat. Arsitektur smart_sppg saya susun persis ngikutin alur itu.
Tiap bagian punya "kapling" sendiri
Sistemnya saya bagi jadi beberapa bagian besar, mirip pembagian kerja di dunia nyata:
- Pengadaan — urusan vendor dan pembelian bahan.
- Gudang — stok bahan: apa yang masuk, apa yang kepakai, sisa berapa.
- Dapur — produksi: bahan diubah jadi porsi, lengkap sama statusnya.
- Distribusi — pengiriman porsi ke sekolah, plus bukti terimanya.
- Keuangan — pembukuan: tiap transaksi otomatis nyatet ke jurnal.
Kelima bagian ini nggak berdiri sendiri-sendiri. Mereka nyambung. Bahan yang dibeli di Pengadaan otomatis nambah stok di Gudang. Stok yang dipakai di Dapur otomatis ngurangin stok. Porsi yang beres diproduksi lanjut ke Distribusi. Dan hampir tiap perpindahan barang atau uang, nyangkut ke Keuangan.
Prinsipnya: ikutin barang, ikutin uang
Satu hal yang saya pegang dari awal: semuanya harus bisa ditelusuri. Dari bahan yang masuk pagi ini sampai porsi yang diterima sekolah sore nanti, jejaknya harus nyambung. Begitu juga uangnya.
Ini penting banget di program seperti MBG, karena tiap porsi ada anggarannya dan sewaktu-waktu bisa diperiksa. Kalau datanya kepisah-pisah — stok di satu tempat, uang di tempat lain, pengiriman di tempat lain lagi — nelusurinya bakal jadi mimpi buruk. Makanya sejak rancangan datanya, semua saya bikin saling terkait.
Siapa boleh ngapain
Karena yang pakai sistem ini banyak pihak — pemilik, admin, orang dapur, tim keuangan, vendor, sampai sekolah — saya nggak mungkin ngasih semua orang akses ke segalanya. Bahaya, apalagi ada data uang di dalamnya.
Jadi saya bikin sistem peran (role). Tiap orang cuma lihat dan ngerjain bagian yang jadi tanggung jawabnya. Orang dapur fokus ke produksi, tim keuangan ke pembukuan, vendor cuma lihat pesanan yang masuk ke dia, sekolah cuma lihat kiriman buat mereka. Rapi, sekaligus lebih aman.
Dibuat biar bisa "gede"
Di chapter satu saya sempat bilang, skalanya sengaja dibikin bebas. Ini kebawa ke arsitektur juga. Sistemnya dirancang biar bisa nampung banyak cabang dapur dalam satu tempat, bukan cuma satu. Jadi kalau nanti dapurnya nambah, sistemnya nggak perlu dibongkar ulang.
Biar pemiliknya bisa mantau langsung
Ingat masalah awalnya: pemilik susah mantau karena harus nunggu rekapan. Jadi salah satu yang penting buat saya adalah bikin sistemnya terasa hidup. Waktu ada porsi selesai diproduksi atau ada pengiriman jalan, statusnya update saat itu juga — nggak perlu refresh manual. Dari satu layar, pemiliknya bisa lihat kondisi dapurnya sekarang, bukan kondisi kemarin.
Sampai sini kerangkanya udah kelihatan. Tapi ada satu bagian yang menurut saya paling menantang sekaligus paling penting: bukti serah-terima yang nggak bisa dipalsuin. Gimana caranya biar sekolah bener-bener kebukti nerima makanannya, dan bukti itu nggak bisa diakal-akalin?
Itu yang bakal saya bahas di chapter berikutnya.
Penasaran sama tampilannya? Coba demo smart_sppg — login pakai akun demo yang tertera, terus keliling lihat modul-modulnya.